如何做好会议记录

各种主题的会议我参加过不少,每次都是作为一个参会人员入席,从今天起,我要负责企业总经理办公会的会议记录和会议纪要。对于我来说,这是一个新的挑战。会议即将开始,如何做好会议记录呢?我把自己的学习过程和心得记录下来:


会前准备:

我收集了此次会议的议题,对参会人员,会议流程大致了解了一下。最重要的工作放在研究以往每周的总经理办公会记录和纪要,以达到心里有了一个比较清晰的框架。

作为记录员,第一个赶到会议室是最基本的工作态度,参会人员名单打印好,我就提前来到了会议室,将饮水机通上电,会议室的灯打开,记录本和笔铺好,就等其他人到场了。

参会人员陆陆续续到场,我在事先打印好的应到人员表里一一打勾。离会议开始只有几分钟了,还有两个人没有到场,赶紧拨打电话提醒。都到齐后,示意总经理可以开始了。


会议中注意事项

1、记录速度。

速度一定要快,那种一笔一划,工工整整的字是行不通的,一定要用连笔书写,下笔轻一点,握笔松一点,手腕活一点,速度就快了。

2、关注要点

全程都要保持高度的关注力,尽量把每个人的话都一字不漏听清楚,理解透。尤其要关注重要人物的讲话内容,因为他们的讲话内容都是紧扣会议主题的。董事长和总经理的讲话,一定要记录全面。作为后期会议纪要主体部分。

其次是关注每个部门主管领导讲话的重点,抓住关键词。各部门在汇报工作的过程中,会讲一下琐碎的问题,甚至和会议主题不相关的话题,可以不用记录。与会者意见有分歧发生争论时,主要记录发言者的主要论据和结论,论证过程可以不记。

3、简化记录

为了提高速度,提高效率,掌握一些汉字的简化写法以及用相关符号替代文字的方法,如“下滑”就用“?↓”???????????????;“上升”就用“↑”表示;“但是”只需记做“但”。“问题”这两个字笔画多,简写成“门”内加字母“T”。

遇到不理解或生僻的词,可以用汉语拼音先标注。当然还有最保险的一步,就是全程录音。万一有遗漏的地方就可以通过回放补齐。为了尽善尽美,对于要存档的会议记录还是要事后整理,按规范要求办理。


会议后总结

开完会并不是结束,因为还要整理出会议纪要。不懂的地方尽快询问,不要不懂装懂。会议纪要几个要素必须齐全:会议主题、时间、地点、主持人、参会人员、会议内容、出席缺席情况。

记要必须客观,用语简洁,没有语法错误和标点符号错误。一些多余的口语去掉,多用动词,比如“增强……”“加大……”等。最重要的一点,一定要把发言者的本意感慨表达出来。

只要肯学,熟练把握不过是时间的问题。你说呢?


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